Como criar um escritório virtual ? #7 Atualizado 2024

Um escritório virtual pode ser uma ótima maneira para sua pequena empresa economizar em despesas gerais e, ao mesmo tempo, aumentar os lucros e expandir seu alcance. Como existe principalmente online, um escritório virtual permite que você faça negócios em qualquer lugar – seja em seu escritório doméstico ou na praia.

Embora permita liberdade e flexibilidade, um escritório virtual pode causar frustração se você não tiver as ferramentas, recursos e processos adequados para preparar seu negócio para o sucesso.

Abaixo está nossa lista das principais coisas que você precisa fazer para configurar seu escritório virtual.

1. Determine sua estratégia

Mesmo trabalhando virtualmente, você ainda precisa de um plano de negócios para ajudar a mapear sua estratégia e descobrir todas as necessidades para seu negócio. De acordo com a  Small Business Administration , um plano de negócios deve incluir:

• Sumário executivo
• Descrição da Empresa
• Análise de mercado da indústria e de seus concorrentes
• Organização e estrutura de gestão
• Produtos ou serviços que você oferece
• Estratégia de marketing e vendas
• Pedido de financiamento (se necessário)
• Projeções financeiras

Estabelecer essa estratégia com antecedência o ajudará a determinar suas necessidades de pessoal, recursos, ferramentas, espaço de trabalho e tipo de entidade de negócios – todos críticos para garantir que suas operações virtuais sejam tranquilas.

2. Estabeleça Seu Espaço de Trabalho

A ideia de trabalhar em qualquer lugar do mundo é um aspecto de um escritório virtual que atrai muitos. No entanto, se você não tiver a configuração certa, pode ser difícil se concentrar e ser produtivo.

Além de um escritório em casa, os espaços de coworking estão se tornando mais comuns. Esses espaços funcionam como um escritório para aqueles que trabalham de forma independente ou em pequenas equipes. Normalmente, você pagaria uma taxa mensal para usar o espaço, o que geralmente vem com muitas necessidades de escritório, como recursos de impressão, salas de reunião e serviços de telefone.

3. Adquirir ferramentas e recursos

Existem muitas plataformas e recursos online diferentes que podem substituir ou replicar o que você faria se estivesse realmente em um espaço de escritório.

Por exemplo, se você está procurando uma maneira de se comunicar com seus clientes e colegas de trabalho, o  Slack  é uma ótima ferramenta para manter contato (e reduzir o número de e-mails que você recebe). O Zoom  é uma ferramenta incrível para reuniões, com recursos de chat por vídeo que proporcionam uma sensação mais pessoal do que o telefone.

E não nos esqueçamos do gerenciamento de projetos – permanecer produtivo e manter seus projetos em dia é importante, especialmente ao trabalhar virtualmente. Asana  é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas que permite que mais de um usuário marque as tarefas ativamente e veja os próximos prazos. Por último, se você envia / compartilha arquivos grandes e precisa de um local para armazenar essas informações, o  Box  é uma ferramenta de colaboração em nuvem para ajudar a armazenar documentos com segurança e muito mais.

4. Configure um endereço comercial

Ter um endereço comercial físico o ajudará a estabelecer credibilidade como empreendedor virtual – e também é necessário formar sua LLC. Um  endereço comercial virtual  encaminhará sua correspondência para um endereço residencial no estado em que você deseja fazer negócios (mesmo se não estiver realmente nesse estado). As caixas de correio virtuais também podem escanear seu correio e enviar cópias digitais dos itens para seu e-mail. Dessa forma, você pode estar trabalhando em qualquer lugar e ainda saber quais itens e documentos importantes estão chegando à sua caixa de correio (sem ter que estar fisicamente lá).

Incfile oferece um serviço de caixa de correio virtual simples e acessível   que custa apenas US $ 29 por mês, independentemente da quantidade de correspondência que você recebe.

5. Forme seu negócio

Mesmo que você trabalhe virtualmente, ainda precisa selecionar uma entidade comercial. A constituição legal de sua empresa terá impacto em sua responsabilidade e tributação como proprietário de uma empresa, independentemente de você decidir criar uma  LLC , S Corp ou C Corp.

6. Contrate um assistente virtual

Existem muitos benefícios em contratar um assistente virtual. Se você é proprietário de uma nova empresa, um assistente virtual (VA) pode ajudá-lo a entender como delegar tarefas com eficiência e organizar uma equipe.

Você deve estar se perguntando exatamente quais tarefas um VA pode realizar – a resposta é quase qualquer coisa! Alguns VAs se especializam em certas habilidades, como editar seu conteúdo e materiais, enquanto outros ajudam em tarefas como pedir suprimentos, agendar reuniões, administrar suas contas de mídia social ou concluir tarefas organizacionais. Um VA pode ser uma ferramenta inestimável para sua pequena empresa, tirando certas tarefas do seu prato para ajudá-lo a se concentrar em iniciativas de grande porte.